On n’a jamais deux fois l’occasion de faire une bonne première impression. Pourtant, ce n’est pas toujours chose simple. Manque de temps, de ressources ou de budget, tant de facteurs qui peuvent freiner les entreprises dans la création d’un parcours d’intégration idéal. Pourtant, l’intégration fait partie des phases les plus critiques pour la rétention des employés.
Selon une étude menée par Glassdoor, les organisations dotées d'un processus d'intégration solide améliorent la rétention des nouveaux employés de 82% et la productivité de plus de 70%.
Dans un contexte économique où le taux de chômage est bas et où les travailleurs ont le choix parmi de nombreuses opportunités d’emploi, il devient essentiel de mettre en place les efforts nécessaires pour créer de l’engagement chez les nouvelles recrues dès le jour 1.
Un processus d’intégration bien ficelé peut vous aider à y parvenir, tout en permettant une courbe d’apprentissage et de productivité plus rapide pour vos employés.
Les étapes d’une bonne intégration
Certaines astuces très simples et peu coûteuses peuvent être mises en place par votre département des ressources humaines ou le gestionnaire qui recrute lui-même.
L’art de la « pré-intégration »
L’intégration débute bien avant la journée d’intégration. En effet, cette phase de pré-intégration commence dès l’acceptation de la proposition d’embauche.
Durant cette phase plus ou moins longue, susciter l’excitation du futur employé va non seulement lui permettre de mieux se projeter et une fois en poste, prendre facilement possession de son rôle. C’est aussi un excellent moyen de renforcer son engagement envers votre entreprise.
Quelques actions simples et peu coûteuses peuvent permettre de réussir cette étape. En voici quelques exemples :
Rédiger un courriel de bienvenue en incluant un mot personnalisé et une photo de l’équipe.
Céduler un appel avant son arrivée pour le mettre en confiance et répondre à ses questions.
Lui proposer de se joindre à vous pour un lunch ou un 5@7 d’entreprise.
Envoyer des objets corporatifs à son domicile.
L’annoncer par courriel à tous les employés quelques jours avant son arrivée afin de faciliter son introduction le jour J.
La journée d’intégration
La première journée d’intégration peut être particulièrement stressante pour un nouvel employé. C’est pourquoi son gestionnaire devra lui accorder du temps et se montrer ouvert et disponible pour l’accueillir.
Pour réussir la journée d’intégration, une bonne préparation est essentielle. En effet, selon une étude menée aux États-Unis, près de 60% des nouveaux embauchés déclaraient avoir vécu des ratés dans leur processus d’intégration, les plus fréquents étant :
L’installation et la configuration des outils technologiques, tels que l’ordinateur, le cellulaire ou le badge d’accès (39%)
Le manque de fournitures de travail (24%)
Le nouvel employé n’a pas été présenté à ses collègues (21%)
Pour ne rien oublier, aidez-vous d’une check-list d’intégration. De plus, en rédigeant un agenda d’intégration à l’avance, l’équipe se donne toutes les chances de ne négliger aucun détail. En voici un exemple dans notre Kit d’intégration accessible sur notre site web:
Dajana, Coordonnatrice en recrutement témoigne de sa propre expérience :
"Une semaine avant mon arrivée dans l’entreprise j’ai reçu l’agenda d’intégration pour ma première semaine. On m’avait prévu des formations liées à mes tâches, de méthodologie, mais également des One-on-One’s avec chaque membre de l’équipe. Le fait que cette première semaine soit déjà organisée pour moi m’a permis de me focaliser sur la connaissance de l’entreprise et de comprendre la dynamique de l’équipe sans me préoccuper de la coordination de mes rendez-vous. »
La prise de poste
Votre nouvel employé aura déjà connaissance de son rôle et de ses responsabilités. Cependant, il lui faudra plus ou moins de temps pour se familiariser avec son nouvel environnement et mettre ses tâches en perspectives avec la réalité de l’entreprise.
Sa prise de poste passera idéalement par trois phases :
Une phase de découverte: l’employé se contentera d’observer les processus ou activités à réaliser et posera ses questions pour s’assurer de bien comprendre ce qui est attendu de lui.
Une phase d’encadrement : l’employé commencera à prendre possession de son rôle et de ses responsabilités tout en étant suivi afin de s’assurer qu'il utilise les bonnes méthodes et pratiques de travail.
Une phase de confirmation : l’employé gère son poste de façon autonome et bénéficiera d’un support à distance s’il en ressent le besoin.
Dans le cadre de sa prise de poste, il sera également important de préparer la prochaine étape, à savoir la définition de ses objectifs de performance et de ses priorités.
Faire des suivis
Tout au long de la période d’intégration, les rencontres de suivi avec votre employé vont permettre de valider son niveau de satisfaction et de vous ajuster au besoin.
C’est également l’occasion pour l’employé de poser des questions qui n’ont pas été abordées lors de son accueil, de partager ses impressions et de recevoir du feedback.
Pour réussir ses rencontres de suivi, tâchez de garder vos questions les plus ouvertes possibles afin que votre employé se sente à l’aise d’aborder les sujets qui sont importants pour lui.
Inspirez-vous de nos exemples de questions dans notre kit d’intégration.
Le programme de parrainage employé
Un programme de parrainage ou « Buddy program » consiste à désigner une personne volontaire dans l’entreprise, ne faisant pas partie de son équipe directe. Le parrain va contribuer à faciliter l’intégration du nouvel employé en répondant à ses questions, en l’orientant et en agissant comme soutien durant cette période critique.
Selon Human Capital Institute, 87% des entreprises ayant mis en place un système de parrainage dans leur processus d’intégration affirment que cela a eu un impact considérable sur l’intégration de leurs nouveaux employés.
Le parrain va également permettre à la nouvelle recrue de développer son réseau interne en l’introduisant à d’autres collègues, lui permettre de se familiariser avec ses nouveaux locaux ou lui faire découvrir les bons spots dans les environs du bureau.
Cependant, seulement 47% des entreprises utilisent cette pratique pourtant gratuite et relativement simple à mettre en place.
SEZAM Conseil : notre rôle dans l’intégration de candidats
Le coaching d’intégration
Afin de s’assurer que le talent recruté s'intègre au mieux chez notre client et dans son nouveau rôle, nous avons bonifié notre offre de recrutement en y incluant un service de coaching en intégration.
Cette étape inclut une évaluation à l'aide d'un test psychométrique pour le candidat recruté ainsi qu'une session complète de coaching avec l'un de nos partenaires coachs certifiés en vue de son intégration.
Quels sont les avantages du coaching en intégration?
Pour multiplier les chances qu’un recrutement soit une réussite et perdure dans le temps, nous jugeons qu’une préparation de l’employeur ET de l’employé est indispensable.
Il n’est pas toujours évident de changer d’emploi et de s’adapter à un nouvel environnement. C’est pourquoi notre équipe s’assure de mettre le futur employé dans les meilleures conditions possibles.
Le suivi personnalisé
Nos partenaires en recrutement prennent le soin d’effectuer des suivis personnalisés avec chacun des candidats placés pour s’assurer du bon déroulé de l’intégration.
Une rencontre post-intégration est également organisée afin de débriefer ensemble de la prise de poste du candidat et recueillir ses premières impressions dans le cadre de son développement de carrière.
En conclusion
La mise en place de ces bonnes pratiques permettra sans aucun doute aux nouveaux employés de se sentir parfaitement intégré dans leur nouvel environnement de travail.
Dans le contexte économique actuel où les entreprises rencontrent de nombreux défis en matière de rétention des travailleurs, il devient essentiel de se démarquer par la qualité de ses pratiques en ressources humaines.
Ceci permettra non seulement d’améliorer l’expérience offerte aux employés, mais aussi d’attirer et de fidéliser des nouveaux talents.
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